L’organisation
Le CRADESC est un think-thank et une organisation de droit sénégalais qui travaille exclusivement pour la reconnaissance, le respect et la protection des droits économiques, sociaux et culturels. Il se positionne comme un centre de recherche et d’actions sur les législations et les politiques publiques en Afrique de l’Ouest francophone et au Sahel.
Le CRADESC ambitionne d’être un think-thank aux compétences reconnues sur les droits économiques, sociaux et culturels au Sénégal et en Afrique de l’Ouest, par le caractère innovant et pertinent de ses recherches, par la qualité de son expertise et par ses capacités avérées de plaidoyer et d’animation d’un dialogue constructif de ces droits. Pour en savoir plus : https://cradesc.org et/ou https://www.facebook.com/cradesc/
Missions du (la) Responsable administratif et financier
Sous la responsabilité de la Directrice, le/la Responsable administratif et financier aura pour rôle d’assurer la gestion administrative et financière des projets et de l’organisation ; de mettre en œuvre la politique de Gestion des Ressources Humaines et gérer les Ressources Humaines; d’assurer le soutien logistique aux activités de l’organisation ; d’assurer la réalisation et la présentation des états financiers de synthèse périodiques et annuels (rapports financiers des projets, bilans, comptes de résultat, annexe) dans le cadre de l’audit de certification des comptes.
Il/elle aura en charge les principales tâches suivantes :
I. Gestion administrative générale de CRADESC :
- Assurer le respect des textes et procédures en vigueur
- Valider les documents officiels par les services compétents (immatriculation au service des impôts, immatriculation à la sécurité sociale, enregistrement des contrats de travail à l’inspection du travail, …) ;
- Appliquer le manuel de procédures, le met à jour/l’actualise ainsi que tout autre document nécessaire à la bonne mise en œuvre des activités ;
- Participer aux cadres de concertation internes et externes ;
- Présenter les documents requis aux autorités, auditeurs, partenaires, …
II. Gestion des ressources humaines :
- Mettre en place et suivre la politique RH et de la protection sociale ; Participer à la définition ou à l’actualisation des fiches de poste; Veiller à l’application du manuel RH ;
Organiser les évaluations annuelles du personnel ;
- Participer à l’élaboration d’un plan de formation au profit de CRADESC et assurer le suivi de la mise en œuvre dudit plan ;
- Respecter les procédures relatives à la gestion des ressources humaines : recrutement d’un employé, prorogation, fin ou rupture d’un contrat, etc. ;
- Garantir l’intégration des nouveaux employés ;
- Tenir à jour le dossier individuel du personnel (avis de poste, rapport de recrutement, PV de délibération des jurys, lettre de notification d’embauche, les évaluations des performances ; certificats administratifs et de cessation, certificat de travail, etc.) ;
- Gérer les salaires (cotisations sociales, fiscales, livre de paie, fiches de paie etc.) ; Superviser le personnel sous sa responsabilité.
III. Gestion de la logistique :
- Elaborer et mettre en œuvre un plan de passation annuel ;
- Participer à la définition des règles de sécurité au travail (manuel de sécurité) et veiller aux respects stricts desdites règles ;
- Etablir et mettre en œuvre un planning de la maintenance préventive et curative des équipements;
- Respecter les procédures d’acquisition des biens et des services et assurer les approvisionnements ;
- Classer et archiver les documents fondamentaux et importants ;
- Collaborer avec les cabinets d’expertise (comptable, audit, fiscalité) ;
- Assurer les sauvegardes informatiques périodiques de CRADESC ;
- Effectuer l’inventaire périodique et annuel des immobilisations ;
- Assurer l’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
- Superviser la gestion des stocks.
IV. Gestion budgétaire :
- S’impliquer et participer activement à l’élaboration des budgets et du plan d’actions de l’organisation (budget annuel, budgets projets, budgets bailleurs) ;
- Assurer le suivi budgétaire de l’organisation (projets et global) ;
- Assurer une information financière périodique et régulière pour les responsables des différents projets et programmes permettant le contrôle de gestion ;
- Garantir l’élaboration du budget de fonctionnement et d’investissement de l’organisation en collaboration avec le personnel ;
- Examiner les expressions de besoins faites par le personnel et les soumettre pour approbation à la Directrice après vérification des procédures ;
- Approuver les bons d’engagement et de décaissement ;
- Assurer l’élaboration dans les délais impartis des rapports financiers de l’organisation (rapports à remettre aux bailleurs, rapports de gestions/suivis budgétaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels) en vertu des procédures en application à l’organisation et aux exigences des bailleurs ;
- Conseiller la Directrice Exécutive sur les conséquences financières et comptables des décisions, plans stratégiques et programmatiques.
V. Gestion financière :
- Établir les demandes d’avances dans les délais impartis ;
Détenir les chéquiers et en assurer régulièrement le renouvellement ; Veiller aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais ; - Demeurer la personne de contact avec les bailleurs sur tous les aspects financiers et avec l’Auditeur Interne sur les états de synthèse périodiques et annuels réalisés avec le système d’engagement et sur les procédures internes de gestion. A ce titre, il ou elle répond promptement aux sollicitations/questions des bailleurs et fournisseurs de concert avec la Directrice exécutive ;
- Participer à la mobilisation des ressources ;
- Élaborer, suivre le plan de trésorerie et contrôler les états de trésorerie périodiques à partir des supports fournis par la Comptable (brouillard de caisse et procès-verbaux d’inventaire, journaux de banque) ;
- Assurer une confidentialité sans faille des données administrative et financières de CRADESC
VI. Gestion comptable :
- Tenir de la comptabilité générale d’engagement sur le logiciel
- Assurer la formation et la maîtrise du logiciel comptable et est garant(e) de sa bonne utilisation par l’équipe comptable ;
- Assurer la mise à jour des différents plans (comptable, analytique, budgétaire…) pour l’utilisation du logiciel.
- Tenir la comptabilité ;
- Garantir la validité des pièces justificatives, de la codification et de l’enregistrement exact et quotidien des opérations dans le logiciel ;
- Veiller à la bonne tenue de tous les journaux de caisse, de banque … ;
- Contrôler et signer les PV de caisse au minimum chaque mois ;
- Contrôler les états de rapprochement bancaire ;
- Garantir l’application des procédures comptables et financières en vigueur au sein de l’organisation et selon les exigences des bailleurs ;
- Effectuer le calcul des amortissements ;
- Élaborer et analyser les états financiers et effectuer des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables dans les délais.
VII. Mise en place et gestion du système de contrôle interne :
- Veiller à l’application des procédures, conformément au manuel de procédure ;
- Formuler des propositions d’actualisation du manuel de procédure ;
- Assurer le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements et du patrimoine ;
- Assurer le contrôle et le suivi de l’exécution budgétaire ;
- Développer des stratégies pour remédier aux insuffisances identifiées lors des contrôles internes et externes ;
- Garantir la préparation des missions d’audits et des contrôles des partenaires ;
- Participer aux audits financiers
- S’assurer que toutes les recommandations des audits sont mises en application de façon permanente.
VIII. Qualifications, Expérience Professionnelle et Aptitudes requises
Les aptitudes pour ce poste
Le candidat doit avoir au moins :
- Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en finance comptabilité
- Certificat sur la formation du pack office
- Attestation de la gestion de paie
- Attestation d’une formation sur un logiciel de gestion financière
- Formation en responsable administrative et financier (RAF).
Le/La candidat/e pour ce poste devra démontrer :
- Assiduité
- Compréhension
- Discrétion
- Honnêteté
- Capacité à gérer un budget
- Capacité à gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Excellent niveau oral et écrit en français, bon niveau d’anglais idéal ;
- Sens de l’organisation, rigueur, bonne écoute, bon relationnel, grande adaptabilité et réactivité ;
- Sens prononcé du travail bien fait et exigeante en termes de respect des échéances ;
- Sens du travail en équipe, dynamique, organisée ;
- Ouverture d’esprit, curiosité, créativité ;
- Aptitude à travailler sur plusieurs missions simultanées, en équipe ou de manière autonome ;
- Force de propositions ;
- Flexible pour une meilleure adaptabilité aux différentes mutations des conditions de travail (de la stratégie à l’opérationnel).
Lieu d’affectation
DAKAR avec des déplacements fréquents sur le terrain dans les zones d’intervention du CRADESC et à l’international.
Durée et type du contrat
Le contrat est de 12 mois initialement. Il peut être prolongé, en fonction du financement et de la performance du candidat pour une durée de trois ans.
Procédure de soumission des candidatures
Les candidats peuvent soumettre leurs dossiers (CV, lettre de motivation, exemples de briefings, rapports et deux lettres de recommandation professionnelle à l’adresse suivante : recrutement@cradesc.org au plus tard le 31 janvier 2025 à 16 heures.
Les candidats présélectionnés seront convoqués pour un entretien dont la date sera fixée à temps opportun et le candidat retenu en définitive prendra fonctions aussitôt que possible.